Google’s G Suite

Google’s G Suite

De tijd van software installeren, licenties kopen, bestanden via een USB heen en weer schuiven tussen computers en Document v1.doc, Document v2.doc, Document Welke versie zijn we ook alweer.doc is voorbij. Tegenwoordig gebeurt (bijna) alles in de Cloud (Google’s G Suite).

De Cloud?

Alles wat op internet staat of wat je daarvan afhaalt staat in de Cloud. De Cloud is een groep servers die in een datacenter staan. In geval van G suite is dat een van de datacenters van Google.

G Suite op kantoor

G Suite is een interessante vervanger van Microsoft Office. G Suite bevat een heleboel apps die moeiteloos met elkaar samenwerken, allemaal in de cloud. Denk aan Documenten, Spreadsheet, Formulieren, Presentaties, Agenda en waarschijnlijk de bekenste: Gmail.

Omdat alles wat je doet in de cloud wordt opgeslagen kan je heel eenvoudig switchen tussen je computer, laptop, mobiele telefoon, tablet en Chromebook. Zolang je internet hebt en toegang tot een browser kan je werken met Google’s G Suite .

Via rechten stel je in welk teamlid waarbij kan en wat teamleden wel en niet mogen wijzigen. In de Google Beheerdersconsole kan je bovendien allerlei rechten en beveiligingsprotocollen instellen. Zo kan je bijvoorbeeld instellen of teamleden op hun telefoon mogen inloggen met hun G Suite account, en zo ja, dat zij dan wel verplicht een pincode op hun mobiele telefoon moeten instellen. Dit maakt G Suite een super veilige omgeving.

G Suite is goedkoop, je betaalt alleen maandelijks abonnementskosten per gebruiker. Je bent geen tijd kwijt aan het beheren van hardware of software, er zijn geen upgrades nodig en vrijwel alle apparaten kunnen overweg met G Suite. Zolang ze maar internet verbinding hebben en een browser.

Samenwerken is een van de grootste voordelen van G Suite. Alle documenten kunnen live worden bewerkt door meerdere gebruikers tegelijk. Werken met verschillende versies die naar elkaar gemaild moeten worden is dus verleden tijd. Foutje gemaakt? Google bewaard op de achtergrond wél versies voor je die je eenvoudig terug kan zetten.

Wij van Anacea zijn dol op G suite! Wij gebruiken Gmail om te communiceren, zetten al onze afspraken in Google Agenda, houden offertes en facturen bij in Google Drive en Spreadsheet en hebben lol via Google Hangouts!

The sky is the limit

Maar wat G Suite echt bijzonder maakt is de mogelijkheid om alles nog veel verder uit te breiden met Google Apps Script. Dit is een door Google ontwikkelde programmeertaal die via een geïntegreerde scripteditor kan worden toegevoegd aan G Suite.

Wat kan je daar dan mee?
Met Google Apps Script zijn er oneindig veel mogelijkheden om de functionaliteiten van G Suite uit te breiden. Zo kan je data uit Spreadsheet (bijvoorbeeld offertes) met één druk op de knop laten exporteren naar .pdf’s, deze .pdf’s automatisch in verschillende mappen laten opslaan en versturen naar klanten!

Hou je een Spreadsheet bij met leveringsdata? Druk op de knop en alle afspraken staan in je Agenda!

Geen zin om al die klanten uit je Spreadsheet apart te mailen? Via Google Apps Scripting mail je ze allemaal tegelijk mét een gepersonaliseerd bericht!

Je ziet het, alles wat je kan bedenken is mogelijk met Google Apps Script. Dus ook als de basis functies (die al behoorlijk uitgebreid zijn) niet voldoende zijn voor de processen binnen jouw bedrijf kan G Suite toch een meerwaarde bieden tegenover Microsoft Office.

Naast dat G Suite niet duur is kan het optimaliseren van processen door middel van Google Apps Scripting ook nog eens tijd en geld besparen!

En jullie kunnen dat bouwen?
Inderdaad, team Anacea heeft jarenlange ervaring in programmeren en inmiddels ook een aantal jaar ervaring in programmeren in Google Apps Script. Binnen Anacea is uiteraard alles geautomatiseerd met Google Apps Script en ook bij onze klanten zijn we hard opweg om alles te
automatiseren.

Hulp nodig? Chat met ons